Collaborer mieux pour être plus efficace

Vous avez certainement entendu parler de collaboration documentaire lorsqu’une personne vous partage l’accès à un document par la simple transmission d’une url*. Le partage se fait généralement pour un fichier ou un dossier comprenant plusieurs fichiers.

Ces solutions, généralement gratuites pour débuter, permettent de se familiariser avec le partage des photos de vacances, vidéos et autres documents quand nous en avons une utilisation à titre privé.

La plupart des acteurs du marché projettent l’usage de leur solution du particulier vers le monde de l’entreprise en leur permettant de « toucher pour acheter ». Par le biais d’un compte particulier, il est ainsi aisé de partager des documents au sein de l’environnement professionnel. Pour autant, cela répond il aux règles de sécurité de l’entreprise ?

Quel que soit la taille de votre entreprise, les fournisseurs de solutions tentent de répondre aux contraintes des environnements clients (localisation du stockage des données en France ou à l’Etranger, niveau de sécurité, intégration dans les environnements métiers clients, etc…).

Les solutions du marché dites « Business » se distinguent généralement en 2 catégories :

• Une offre principale de partage documentaire associée à un stockage externalisé et accessible depuis internet
• La fonction de partage documentaire intégrée aux solutions de messagerie d’entreprises (Gsuite – Gmail pour les professionnels ; Office 365…)

Parmi les offres professionnelles les plus connues figurent (Dropbox for Business, Gsuite for Business, Office 365, Oodrive ). Pour autant, il existe des solutions proposées par d’autres acteurs moins connus avec des offres adaptées et très simples d’accès. Ces solutions proposent au delà du simple partage documentaire, des usages complémentaires et fort utiles.

Partenaire de la société française et éditeur de la solution Hubshare, nous vous présentons ci-dessous, les principaux atouts et services vous permettant de digitaliser vos processus et de fait votre entreprise.

*url : lien d’accès renvoyant vers un site ou document

Outre le traditionnel partage de documents en interne et/ou en externe à l’entreprise, vous bénéficiez de différentes catégories de service que vous allez pouvoir activer selon votre choix par client ou projet dénommé « Hub« . Ce Hub regroupe plusieurs rubriques :

Un Hub permet de collaborer avec vos clients en toute sécurité et de partager avec eux vos documents et communications sensibles, depuis n’importe quel appareil (tablette, PC, smartphone…).

L’intégration bidirectionnelle de votre GED (Gestion Electronique de Document) permet aux utilisateurs de partager des fichiers directement depuis leur bureau, offrant ainsi un meilleur contrôle et plus d’efficacité. Ce processus contribue à rendre le partage de fichiers plus efficace, transparent, sécurisé et vous apporte un meilleur contrôle.

L’intégration dans le hub de votre système de gestion, permet à vos clients d’avoir accès à des informations mises à jour en temps réel.

Choisissez entre un déploiement sur site ou dans le cloud, dans des centres de données en France et à l’étranger, de manière à contrôler l’endroit où résident vos données.

Les droits fournis aux utilisateurs sont flexibles, pour permettre de garder le contrôle et limiter certains accès.

Hubshare vous permet d’accéder à vos fichiers de bureau, où que vous soyez et sur l’appareil de votre choix. Vous pouvez ainsi consulter votre calendrier, vos tâches en cours, vos délais de réalisation et toutes autres informations présentes dans votre hub.

Ne laissez pas vos collaborateurs être attachés à un lieu. Favorisez les déplacements et améliorez l’efficacité de votre entreprise, en fournissant à vos utilisateurs les outils nécessaires pour travailler partout et à tout moment, que ce soit à la maison, à l’aéroport ou dans le train.

Empêchez les utilisateurs de partager des fichiers via des solutions grand public en leur offrant une alternative sécurisée.

Echangez des fichiers et des informations sensibles en seulement quelques secondes, tout en conservant un contrôle complet et un historique d’audit.

Envoyer des documents confidentiels et échangez sur des sujets délicats, par email, n’est ni sécurisé, ni collaboratif.

Sécurisez vos documents lors de diffusions en interne ou en externe.

Tout utilisateur peut créer son propre hub et gérer ainsi ses projets de manière professionnelle.

Proposez à vos client un accès direct à leurs projets, pour qu’ils puissent connaître leurs états d’avancement.

L’outil de contrôle vous permet de limiter les accès aux projets en cours.

Ajoutez des commentaires aux fichiers et dossiers, partagez des idées, faites des annonces et attribuez des tâches.

Restez au courant des commentaires et modifications réalisées au travers d’alertes envoyées par email.

Devenez plus efficace en créant des hubs pour chaque projet pertinent et en centralisant tous les fichiers, délais et commentaires.

Créez simplement des groupes/équipes d’utilisateurs, gérez leurs droits d’accès, attribuez à chacun des tâches et définissez des délais.

Fini les emails redondants ou superflus avec des entêtes interminables !

Grâce à la flexibilité du système vous pouvez facilement collaborer, en toute sécurité, sans avoir à créer différents portails pour les utilisateurs internes et externes.

Proposez à vos clients des portails personnalisés, afin qu’ils puissent accéder à leurs informations où et quand ils le souhaitent.

Faites preuve de transparence avec vos clients en leur présentant, dans un seul endroit, toutes les informations qui concernent leurs projets.

Renforcez vos relations clients et améliorez votre collaboration et communication.