Réussir la migration de son tableur préféré Excel à une solution de modélisation de données
Excel, toujours Excel, trop de Excel !
Parmi les 4 outils principaux outils de la suite Microsoft (Word, Excel, Powerpoint, OneNote), Excel est la référence depuis des années pour calculer des tableaux de rentabilité, extraire les données des ERP métiers pour retravailler un catalogue produit ou modéliser des synthèses via les fameux TCD (Tableau Croisé Dynamique). D’ailleurs, on estime généralement utiliser 20 à 30 % des capacités de l’outil. Sa renommée est principalement due à 2 facteurs :
- les possibilités de l’outil
- l’autonomie procurée à son utilisateur pour construire ses propres états sur-mesure sans dépendre d’autres services
Il apparait difficile de demander à un Directeur Financier de travailler ses états de rapprochement, consolidation, tableaux de bord sans Excel pour les principales raisons évoquées ci-dessus, à savoir l’autonomie totale pour travailler la donnée, la consolider, la synthétiser.
Pourtant Excel, malgré sa capacité de partage-collaboration, reste un outil limité à son propre environnement de travail et qui n’a pas eu la désagréable expérience de « cracher » son précieux fichier excel et de ne pas pouvoir récupérer ses données exploitables.
La modélisation de données
En soit, la modélisation de données ne reflète aucune fonctionnalité particulières mais plutôt une approche permettant très simplement de passer d’un usage tableur à un réel environnement collaboratif, évolutif et tout aussi adapté à l’usage traditionnel de son tableur.
Intégrer des formules de calcul, des conditions, projeter un tableau croisé dynamique, est en soit de la modélisation de données avec une vue projective de ce que l’on souhaite en extraire mais tout en s’offrant la capacité d’aller bien au delà des simples restitutions de calcul comme par exemple :
- Permette une réelle collaboration interne ET externe de vos données
- Partager des vues sur-mesure selon les droits d’accès
- Permettre d’automatiser la restitution de vos états
- Rendre accessible la consultation-mise à jour de vos états depuis n’importe quel environnement
- Permettre de modéliser facilement vos Tableaux de bord, KPI
- Assurer une traçabilité et historisation de toutes les actions effectuées
- et bien sûr de créer vos TCD habituels 😉
C’est ainsi qu’ont émergé, il y a plusieurs mois, quelques solutions SAAS permettant de basculer naturellement d’un outil bureautique figé à cette nouvelle approche de modélisation.
Parmi les principaux acteurs connus, je listerai :
Airtable 🇺🇸
Timetonic 🇲🇫
Mon choix se portera sur la mise en situation via l’offre Timetonic pour plusieurs raisons :
- Il s’agit d’une solution FrenchTech Française
- Compliant RGPD
- Services avancés en matière de collaboration
- Intégration native avec une autre solution Française de modélisation de Tableaux de bord
- Proposition de templates « prêt à utiliser »
En outre, Timetonic n’est pas qu’une solution visant à remplacer Excel, c’est une solution de modélisation de données qui permet de :
- Créer son CRM sur-mesure,
- Gérer vos projets,
- Gérer vos besoins RH,
- Créer vos applications très simplement et les rendre accessibles auprès de vos collaborateurs,
- Adapter vos process et contraintes métiers en développant un Système d’Information fiable et évolutif,
Mise en pratique
Créer ses tables – aussi simple que sous Excel !
Structurer ses données pour éviter la duplication – redondance d’informations
l’approche de modélisation de données permet d’éviter les copier-coller et remplace avantageusement la fonction « =RechercheV ».
L’avantage à modéliser vos données vous permet d’avoir une approche structurée de vos informations, les classer et de pouvoir simplement faire appel à celles-ci en cas de besoin.
Prenons l’exemple d’une société souhaitant associer un collaborateur à un projet afin d’en assurer le suivi.
Il suffit d’intégrer une nouvelle colonne faisant appel à un carnet Salariés puis d’y assigner le contact de ladite table.
Mon beau TCD !
Vous ne serez pas perdu sur la façon de créer votre Tableau Croisé Dynamique (TCD); la création de vos tableaux se fait en sélectionnant votre table de données, puis les données que vous souhaitez projeter.
Excel sur smartphone, pas TOP – Modélisation via Timetonic, c’est TOP !
Travailler la donnée en mobilité n’est jamais simple et il n’est pas agréable, voire impossible sans faire d’erreur de mettre à jour des données depuis un smartphone ou tablette sur Excel.
Les données sous forme de tables permettent encore une fois de structurer l’information pour la rendre plus lisible et accessible.
Vue de la même table sous Timetonic
Interagir très simplement avec des documents tiers
Alors qu’il vaut mieux être un spécialiste de la macro pour automatiser bon nombre de tâches sous Excel, notamment lorsqu’il s’agit de restituer des informations issues des tableaux vers des documents tiers (ex : Microsoft Word), il est très simple de le faire via Timetonic sans aucune programmation complexe.
Il vous est probablement arriver de vouloir créer un document de type formulaire, bon de commande, voire de tenter d’utiliser Excel comme outil de formulaire en intégrant des calculs.
Ici encore, la modélisation permet de s’affranchir des contraintes techniques de l’outil pour se concentrer sur le process ; voici un nouvel exemple d’actualité (Attestation dérogatoire de déplacement) démontrant comment, il est très simplement possible d’automatiser la formalisation d’un document depuis une table. Pour cela, une table vous servira de base documentaire prêt à l’emploi avec des champs de vos données.
En pratique, il vous suffit d’aller sur la table Attestations, puis générer celle-ci :
Adapter la présentation de vos informations
Modéliser la donnée c’est aussi permettre de présenter vos informations sous différentes visions pour adapter leur analyse selon les situations. Ainsi la possibilité de présenter vos données sous différentes vues permet de mettre en avant les informations pertinentes et essentielles.
Vue Fiche
Interagir avec les données de la ligne sous forme de fiche
Vue Calendaire
projeter efficacement vos échéances
Vue Timeline
Planification, pilotage de projets
Vue Cartes « Trello »
un simple « glisser » pour mettre à jour l’état d’avancement d’une donnée.
Vue Cartographie
Géolocaliser vos informations importantes
Et pour les inconditionnels d’Excel…toujours la possibilité d’export vers Excel (CSV, XLSX…)
Dashboard de pilotage de vos données
Modéliser la donnée, quelque soit sa forme de restitution, nécessite de pouvoir la restituer de façon synthétique, visuelle pour mieux interagir et permettre de prendre les bonnes décisions.
Afin d’accompagner et permettre un pilotage efficace, la solution TIMETONIC permet de modéliser vos propres Tableaux de bord et ainsi interagir nativement et dynamiquement avec vos données.
Exemple de restitution d’un carnet de plusieurs tables en « Dashboard » de pilotage Business et KPI
de ceci :
Vue Table
à ceci :
Dashboard avec KPI
Graphes comparatifs et Tableaux interactifs
Automatisez vos processus
Effectuez vos calculs avancés directement dans Excel.
Générez vos documents (devis, factures, contrats, etc.) à partir de modèles Word ou Excel.
Éliminez les tâches répétitives et digitalisez tous vos processus métiers avec les automatisations.
En synthèse, la gestion de vos données, le pilotage de vos process métiers, l’interaction client est d’autant plus facilitée par l’usage et la gestion de vos données sous cette forme. La prise en main est rapide, naturelle car elle ne diffère pas tant que cela de ce qui peut être fait via un tableur traditionnel ; pour autant, les possibilités proposées vous permettront de libérer votre créativité afin d’adapter la solution à votre environnement et celui de vos collaborateurs.
TIMETONIC fait partie des solutions du marché dites « nocode » ; grande tendance des solutions innovantes à l’heure actuelle ; d’ailleurs, la solution a été plusieurs fois primée en tant que Meilleur solution Saas, meilleure solution Nocode, et vient également d’être primée au Global Innovation & Enterprise.
Vous êtes intéressés pour en savoir plus, échanger sur un projet ou simplement bénéficier d’une présentation, nous vous invitons à directement caler un prochain Rendez-vous ; à bientôt !
