Adieu OneNote, vive Notion !

Une bonne partie des personnes ayant la nécessité de prendre des notes, gérer des taches, partager des informations et bénéficiant de la suite Office / Office 365 ont très certainement utiliser Microsoft OneNote comme outil collaboratif de gestion de projets et prises de note. Son intégration native à la suite Office permet également de faciliter son « accréditation » par les services informatiques des entreprises. OneNote avait l’avantage grâce à son moteur de recherche de trouver facilement une information parmi tous les bloc-notes mais n’avait pas l’agilité de gérer autre chose que du textes, des images, des notes vocales (ce tip était intéressant d’ailleurs).

Depuis quelques mois, j’ai totalement basculé sur Notion , la raison principale, sa capacité à centraliser toutes les informations en un point et de réduire drastiquement la duplication des informations. Combien d’informations se retrouvent en doublon car associée à des thématiques multiples ou projets divers.

cela se résume à l’ensemble des outils que j’utilisais pour :

La valeur ajoutée de l’outil est clairement de partir de la structuration de l’information par la donnée ; chaque ligne est d’ailleurs un bloc de donnée.

Au dela de la partie structure de données, c’est l’agilité et le gain de temps impressionnant que l’outil propose dès lors que l’on s’est habitué à utiliser Notion.

/Basic blocs

Je vous inviterai à regarder les vidéos d’un croyant no-codeur (Shubham SHARMA) au travers de quelques vidéos qui résument en elles-mêmes toutes les fonctionnalités clés de Notion (https://www.notionfacile.fr/)

le ‘/’

Les « Basic blocs » sont les raccourcis qui vous permettront en live de mettre en forme vos données, structurer votre document, faire appel à des services tiers…

‘/’ pour accéder au menu général ; plus vous l’utiliserez, plus vous gagnerez du temps !

un ‘/H1’ vous permettra de mettre votre texte automatiquement en format titre H1

un ‘/To-list’ vous permettra de mettre vos notes en format liste

etc, etc…

le ‘@’

Le ‘@’ vous permettra de créer très simplement :

• un rappel de votre texte
• mentionner un utilisateur
• relier à un document tiers de Notion

Les templates

Afin de gagner du temps, Notion propose de débuter chaque nouveau document en utilisant un template mis à disposition classé par thématique ; ces templates sont proposés par Notion mais également par l’ensemble de la communauté utilisant Notion.

Il ne devient pas rare de se faire proposer un template complet gratuitement ou payant déjà paramétré pour :

• avoir un CRM complet
• Gérer vos stocks
• Faire le suivi de vos factures
• …

Adapter la vue de vos données

Vous êtes plutôt Table de données ou plutôt Kanban, créez votre différentes vues et intéragissez plus efficacement (ex : passer le statut d’une tâche de « A faire » à « Fait » depuis une vue Kanban mettra automatiquement à jour le statut dans la vue Table.

Vous le constaterez, essayer, ce sera certainement l’adopter car cet outil dépasse le périmètre de gestion de notes pour devenir votre CRM ou votre ERP métier ; certes la prise en main demande un peu de temps, mais vous aurez la main sur tous vos processus métiers et serez libres d’adapter vos évolutions à la demande.

N’hésitez pas à vous faire accompagner sur les fondamentaux pour vous lancer ; votre créativité fera le reste !

Le traitement de l’information par la donnée ouvre de nouvelles portes permettant de gérer bien plus efficacement vos process, workflows et suivis ; en ce sens, l’outil répond parfaitement à sa promesse.

La productivité par la donnée devient une stratégie à part entière comme le démontre les solutions plus ou moins connues basées sur une approche similaire ; parmi les solutions Low code complémentaires, nous retrouvons :

Airtable – Workspace collaboratif lié à la donnée

Timetonic – solution Low code Française similaire à Airtable intégrant une couche collaborative avancée

Une présentation spécifique de la solution Timetonic sera d’ailleurs prochainement présentée dans un article dédié.